La importancia de la elección del modelo de gestión documental

Si hay un dato que define la actual sociedad de conocimiento es la enorme cantidad de datos que generan las empresas. La información, entendida como toda la documentación propia y ajena, es fundamental, tanto por el valor propio que albergan como por las posibilidades que nos brindan para afianzar de manera certera a nuestros clientes, tanto actuales como potenciales. Es por esto que gestionar y almacenar con seguridad los documentos de su empresa es una tarea clave que será necesario abordar cada vez más en los próximos años.

El primer paso que hemos de tener en cuenta es la elección del soporte de almacenamiento que mejor se adapte a nuestras necesidades. Podemos encontrar diversas opciones en el mercado. También habremos de definir una buena política de seguridad, que limite el acceso de manera escalonada y proteja nuestra información frente a terceros de la mejor manera posible.

Otro aspecto de vital importancia será la facilidad y usabilidad del soporte escogido, que se traducirá en rapidez de ejecución. La velocidad de acceso brinda una ventaja competitiva que no podemos, ni debemos, obviar. Un buen sistema de gestión y almacenamiento (puesto que no todos son buenos), debe gozar de una arquitectura adecuada al cambio. Transformarse de una estructura rígida a una flexible, que ofrezca diferentes modelos de gestión.

Es recomendable conocer debidamente los datos que tenemos, a fin de emplearlos y almacenarlos de la mejor manera posible, pues no todos se tratarán del mismo modo ni deberán gozar del mismo grado de acceso.

Uno de los errores más comunes es crear una red diversa de herramientas para gestionar los datos. Esto es poco operativo y genera problemas a largo plazo. Es más adecuado un sistema global e integrado que cubra todas nuestras exigencias al tiempo que pueda compatibilizarse con otras plataformas y desarrollarse tecnológicamente a nivel de los tiempos que corren.

Por todo ello, conocer las plataformas a nuestro alcance es la clave para entender el gran valor que estos modelos pueden ofrecer para resguardar nuestra información, principal activo de los negocios de hoy, y más aún, de los de mañana.